Este post está participando da promoção de aniversário do Efetividade.net. Nele, vou tentar mostrar como utilizo o Thunderbird para organizar meus -emaills de uma forma que, acredito, é bastante eficiente.
O Problema
Atualmente todos temos problemas para organizar o fluxo de mensagens que recebemos por e-mail. O grande número de mensagens, aliado à alta porcentagem de spam, torna difícil se encontrar no meio de todas elas, gerando alguns problemas como:
- Dificuldade para encontrar e-mails antigos quando são necessários;
- Entupimento da Inbox com muitas mensagens (grande parte delas sem utilidade alguma);
- Desperdício de tempo gasto para processar os e-mails;
- Falha no processamento de algumas mensagens (incluindo não responder, apagar acidentalmente, ou arquivar sem salvar os anexos);
- "Inchamento" dos arquivos que guardam as mensagens, que vão ficando imensos mesmo que tenhamos o costume de deletar as mensagens inúteis.
Benefícios esperados
Com esta metodologia que propomos aqui, esperamos conseguir os seguintes resultados:
- Inbox sempre vazia e e-mail arquivados ;
- Mensagens arquivadas segundo uma ordem simples e lógica, facilitando a busca por mensagens antigas;
- Arquivos das pastas
muitorelativamente pequenos; - Otimização do tempo gasto com a organização das mensagens;
- Diminuição das falhas no processamento das mensagens.
Método de organização
O método apóia-se nos seguintes elementos:
- Uma estrutura para as pastas dos arquivos
- Procedimentos de organização das mensagens
A estrutura das pastas pode, obviamente, seguir as preferências de cada usuário. Entretanto, sugerimos a seguinte estrutura:
O primeiro conjunto de pastas são aquelas definidas por padrão pelo Thunderbird, e comum à maioria dos programas de e-mail.
O segundo conjunto de pastas serve para viabilizar o processamento proposto aqui e facilitar a organização das mensagens enquanto não estão totalmente processadas. Sua utilização ficará mais clara quando explicarmos o método de processamento, mais adiante.
O terceiro conjunto estrutura as pastas por data, facilitando a busca das mensagens posteriormente. Note que os nomes dos arquivos estão estruturados de tal forma que eles fiquem sempre ordenados cronologicamente (pelo conjunto ano_mes) e, ao mesmo tempo, seja de fácil leitura (através do nome do mês escrito por extenso).
Aqui o usuário pode manter quantos meses achar mais adequado, mas minha experiência tem demonstrado que raramente é necessário mais que três ou quatro meses de arquivos. Entretanto, isso depende, entre outros fatores, tais como a natureza do trabalho ou da profissão do usuário.
Os procedimentos para organização dividem-se em duas etapas principais:
- Filtro inicial;
- Processamento.
No filtro inicial, as mensagens são preliminarmente separadas para manter a Inbox sempre limpa e separar o joio do trigo. Nessa fase, as mensagens podem ser classificadas nos seguintes tipos:
1. Lixo: devem ser deletadas permanentemente (shift + del);
2. Mensagens que requerem algum tipo de processamento posterior (responder, salvar anexos, pesquisar alguma informação antes de responder, etc.): devem ser movidas para a pasta @actions;
3. Mensagens "normais": devem ser arquivadas na pasta correspondente ao seu mês e ano.
No processamento, as mensagens localizadas na pasta @action devem, como o próprio nome diz, ser processadas e receber seu destino final. Neste contexto, processar quer dizer:
- Ler;
- Responder;
- Arquivar ou deletar anexos;
- Arquivar ou deletar mensagens.
Claro que as operações a serem feitas em cada mensagem têm que ser definidas caso a caso. Mas de modo geral valem estas recomendações:
- Leia as mensagens que ainda não foram lidas (pelo menos não inteiramente) no momento em que o filtro inicial foi realizado;
- Responda àquelas necessárias;
- Com relação aos anexos, delete os que não serão usados e arquive os necessários. Para arquivar, sempre escolha o "Detach..." ou "Detach all...", para que os anexos sejam removidos do corpo da mensagem, economizando espaço em disco;
- Depois de lida e respondida a mensagem, e seus anexos deletados ou arquivados, mova a mensagem para a pasta correspondente ou delete-a.
Observações finais
As diretrizes aqui apresentadas buscam organizar o processamento das mensagens de uma forma compatível com a maneira natural de trabalharmos com e-mail. Dessa forma, o primeiro passo é fazer uma "limpeza geral", para eliminar pela raiz a ansiedade proveniente do grande número de mensagens na Inbox.
Depois disso, o número de mensagens a serem processadas diminui bastante, facilitando o trabalho posterior.
Nesse sentido, as mudanças de pasta, da Inbox para a @action e desta para o arquivo final, servem para:
- Separar o joio do trigo, permitindo que a Inbox fique sempre limpa, como já foi comentado;
- Destacar aquelas mensagens sobre as quais algo precisa ser feito, o que impede que se arquive prematuramente a mensagem e depois esqueçamos de respondê-la;
- Manter o tamanho das pastas de arquivo o menor possível, já que as mensagens seriam armazenadas já no seu menor tamanho. Caso isso não for feito, mesmo que os anexos ou mesmo mensagens inteiras sejam deletados, o arquivo em disco continuará muito grande, exigindo compactações periódicas para consertar o problema.
Uma última observação quanto ao método proposto: a pasta @waiting pode ser utilizada para guardar as mensagens enviadas e que estão aguardando uma resposta (seguindo a lógica da metodologia GTD). Assim, é possível rastrear as mensagens e aberto e, se for o caso, enviar um novo lembrete.
De qualquer forma, essas diretrizes são recomendações gerais, que podem ser adaptadas de acordo com as preferências de cada usuário.
Por exemplo, podem ser criadas outras pastas para armazenar as mensagens, seguindo uma lógica diferente da cronológica (tais como por projetos ou por assuntos específicos). Entretanto recomendo que estas sejam restritas aos assuntos mais importantes apenas, para não fragmentar muito as mensagens e dificultar sua manipulação posterior.
